Dropboxバッジ Microsoft Word、PowerPoint、Excelの共同編集可能にし複数バージョンの作成、競合を防ぐ

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Dropboxバッジは、 Dropboxの複数ユーザーの間で、

Microsoft Word、

PowerPoint、

Excel

の共同編集可能にし、複数バージョンの作成、競合を防ぐ機能です。

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Dropboxバッジ 共同編集時の作業の競合を避けたり、コメントを追加

Dropboxのビジネス向けプランで、Dropbox for businessを使っていて悩ましいのが、複数人で同時にファイルを更新してしまわないかという不安です。

Dropboxでは、gitやsubversionのようなバージョン管理システムと異なり、複数人で同じファイルを更新してしまうことが容易で、いったん、複数人で同じファイルを更新してしまうと、「競合コピー」が作成されてしまい、結果としてどれが正しいかは誰にもわからなくなってしまいます。

2 人のユーザーが同じファイルを同時に変更した場合、Dropbox はそれらの変更を統合することはありません。代わりに、元のファイルと変更後のバージョンを個別に保存します。変更後のファイルには、「元のファイル名([変更を加えたユーザー名またはコンピュータ名]の競合コピー[競合が発生した日付])」という形式の名前が付けられます。競合ファイルを作成することで、すべての変更が保存され、他のユーザーの作業を上書きしてしまうこともありません。

(競合コピーについて https://www.dropbox.com/ja/help/36)

このような状況で、米Dropboxは2015年3月17日、企業向けのオンラインストレージサービス「ビジネス向けDropbox」に、共同編集作業を支援する機能を追加したと発表しました。

この機能が、Dropboxバッジです。

Dropbox バッジは、Microsoft Officeドキュメントの共同編集を可能にするもので、複数のバージョンのファイルが作成されることを防ぎます。

この機能を使うと共同編集時の作業の競合を避けたり、コメントを追加したりできます。

やはり、この複数ユーザーの競合は問題となっていたようで、解決策が用意されたのですね。

注意点として、Dropboxバッジは、Dropbox に保存されている

Microsoft Word、

PowerPoint、

Excel ファイルに表示されます。

また、「互換モード」で保存されているファイル(.xls、.ppt、.doc)の場合、他のユーザーがそのファイルを閲覧中は Dropbox バッジは表示されず、ファイルの最新バージョンに更新する必要はありません。

バッジがレポートを正確に送信できるようにするには、[名前を付けて保存]で互換モード以外のファイル形式(.xlsx、.pptx、.docx)で保存してください。

これら以外のファイルには対応していません。

Dropboxバッジを使ってみた

それでは使い方を見てみましょう。

Dropbox バッジを表示/使用するには、お使いのコンピュータに Dropbox デスクトップ アプリケーションをインストールしてください。

ご使用の際はインターネットに接続している必要がありますのでご注意ください。

Dropboxで共有されているExcelファイルを開いてみると、右側にこんなアイコンが表示されます。

image

これがDropboxバッジです。

Dropboxで共有されているWord、Excel、PowerPointのファイルを起動すると自動的に起動します。

Dropboxバッジを押してみました。

image

誰かが同じファイルを読み込むとこんな感じになります。

image

「閲覧中」となります。

これなら随分と競合が防げます。

Dropboxバッジが表示されない

ところで、Dropboxバッジが表示されないことがありました。

どうやら、初めて使った場合、このアイコンが邪魔なので非表示にしてしまったようです。

Dropboxバッジを再度、表示するには、Windowsの右下のタスクトレイにあるDropboxから「基本設定」を開きます。

WS000004

「全般」にDropboxバッジの設定があるので、「常に表示」を選択して「OK」を押します。

Dropboxバッジの動画

英語版ですが、Dropboxバッジの機能を紹介する動画があります。

Bring collaboration to Office files on your desktop with Dropbox!

まとめ

Dropboxビジネスには競合を防ぐためのDropboxバッジという機能が登場しました。

Dropboxバッジを使うにはDropboxのクライアントをインストールする必要があります。

また、DropboxバッジはマイクロソフトOffice製品にのみ対応しています。

↓Dropboxの基本的な使い方、書籍はこちらをご覧ください。

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最後まで読んでいただきありがとうござました。

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